¿Qué es la UGPP?
La Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) es una entidad adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público encargada de verificar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y los aportes parafiscales en Colombia.
Dentro de sus funciones se encuentran la fiscalización de empleadores, contratantes, trabajadores independientes y demás aportantes, con el fin de comprobar que los aportes a salud, pensión, riesgos laborales, cajas de compensación familiar, SENA e ICBF hayan sido liquidados y pagados correctamente. Cuando identifica inconsistencias, la UGPP está facultada para determinar diferencias en los aportes, imponer sanciones, liquidar intereses moratorios e iniciar procesos de cobro coactivo.
¿Qué fiscaliza la UGPP?
La UGPP puede revisar, entre otros aspectos:
- La correcta determinación del Ingreso Base de Cotización (IBC) de trabajadores dependientes, independientes y contratistas.
- La correcta clasificación de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo o contrato de prestación de servicios.
- La adecuada liquidación y pago de los aportes a salud, pensión, riesgos laborales y aportes parafiscales (SENA, ICBF y cajas de compensación familiar).
- Los pagos no salariales, bonificaciones, auxilios, viáticos, comisiones y demás conceptos que puedan integrar la base de cotización.
- La correcta aplicación de exclusiones, beneficios y tratamientos especiales previstos en la legislación.
- Los períodos en los que existía obligación de cotizar y no se efectuaron los aportes o estos fueron inferiores a los legalmente exigidos.
- El cumplimiento de las obligaciones derivadas de programas estatales, como el Programa de Apoyo al Empleo Formal (PAEF) y otros incentivos cuando corresponda.
La UGPP cuenta con amplias facultades de fiscalización y, por regla general, puede revisar obligaciones correspondientes a los últimos cinco (5) años, solicitando información contable, tributaria, laboral y contractual para verificar el correcto cumplimiento de las obligaciones del aportante.
Una diferencia en la determinación del IBC, un error en la clasificación de un contratista o la omisión de aportes puede dar lugar a una Liquidación Oficial por valores significativamente superiores a los aportes inicialmente omitidos, debido a la acumulación de intereses moratorios y a la imposición de sanciones que, en algunos casos, pueden alcanzar porcentajes elevados del mayor valor determinado por la entidad.
¿Cómo actúa la UGPP cuando detecta inconsistencias?
El proceso de fiscalización suele desarrollarse en varias etapas:
- Requerimiento de información y recopilación de documentos.
- Requerimiento para declarar y/o corregir o pliego de cargos, según el caso.
- Expedición de la Liquidación Oficial o de la Resolución Sanción.
- Recursos administrativos contra la decisión.
- Cobro coactivo, si la obligación queda en firme y no es pagada.
- Demanda ante la Jurisdicción de lo Contencioso Administrativo para controvertir los actos administrativos expedidos por la UGPP.
Cada una de estas etapas cuenta con términos y requisitos específicos. Una actuación oportuna puede reducir considerablemente el impacto económico del proceso y aumentar las posibilidades de éxito en una eventual defensa.
¿Cómo proteger a su empresa frente a la UGPP?
La mejor estrategia es la prevención. Una auditoría preventiva permite identificar riesgos antes de una fiscalización, revisar la correcta liquidación de la nómina y de los aportes al Sistema de Seguridad Social, verificar la clasificación de trabajadores y contratistas, analizar el Ingreso Base de Cotización (IBC) y corregir voluntariamente las inconsistencias detectadas.
Cuando la empresa ya ha sido requerida por la UGPP, una defensa jurídica especializada desde las primeras actuaciones puede permitir desvirtuar diferencias en los aportes, reducir o eliminar sanciones, corregir errores en la liquidación oficial y proteger los intereses económicos de la organización.