El Ministerio del Trabajo expidió la Circular 0048 de 2026, mediante la cual impartió lineamientos generales sobre el debido proceso disciplinario laboral, con ocasión de las modificaciones introducidas por la Ley 2466 de 2025 al artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo.
La Circular tiene como finalidad orientar a empleadores, trabajadores, organizaciones sindicales y autoridades administrativas sobre la forma en que deben adelantarse los procedimientos disciplinarios laborales en el sector privado, así como precisar aspectos relacionados con llamados de atención, memorandos, actualización del Reglamento Interno de Trabajo, medios de impugnación y terminación del contrato con justa causa.
Importante: La Circular no crea nuevas sanciones ni modifica la ley; sin embargo, constituye un criterio relevante para aclarar parámetros dispuestos en el proceso disciplinario.
1. Debido Proceso Disciplinario
Se dispone que todo procedimiento disciplinario debe garantizar, como mínimo, los principios de dignidad humana, presunción de inocencia, derecho de defensa, contradicción, imparcialidad, proporcionalidad, buena fe, lealtad, intimidad, buen nombre y el non bis in ídem (prohibición de sancionar dos veces por los mismos hechos).
En consecuencia, antes de imponer una sanción disciplinaria, el empleador deberá adelantar un procedimiento claro, documentado y respetuoso de las garantías mínimas del trabajador.
2. Procedimiento Mínimo para Imponer Sanciones
El empleador deberá informar al trabajador la apertura del proceso disciplinario de la siguiente manera:
- Comunicar de manera clara los hechos, conductas u omisiones investigadas.
- Indicar la calificación provisional de la presunta falta contenida en el RIT.
- Trasladar la totalidad de las pruebas — de no ser entregada alguna prueba, no podrá ser usada como respaldo.
- Otorgar al trabajador un término razonable para preparar su defensa: mínimo 5 días hábiles.
- Permitirle controvertir pruebas y aportar las que considere necesarias, incluso después de la diligencia de descargos.
- Adoptar una decisión motivada, proporcional y soportada en pruebas.
- Garantizar los medios de impugnación contenidos en el RIT.
3. Término para la Diligencia de Descargos
El trabajador debe contar con un término mínimo de cinco (5) días hábiles para preparar su defensa (lunes a viernes, sin incluir sábados, domingos ni festivos). El conteo inicia a partir del día hábil siguiente a la comunicación formal de apertura del proceso disciplinario.
4. Memorandos y Llamados de Atención
La Circular aclara que los memorandos o llamados de atención no siempre constituyen sanciones disciplinarias. Si se utilizan únicamente como herramientas de gestión o retroalimentación y no están previstos como sanción en el RIT, no podrán tratarse como sanciones disciplinarias.
Por el contrario, si el RIT establece que los memorandos son sanciones o su reiteración genera consecuencias disciplinarias, deberá adelantarse previamente el procedimiento correspondiente.
5. Impugnación de las Decisiones Disciplinarias
El trabajador tiene derecho a controvertir una decisión disciplinaria adversa. Aunque la ley no estableció un recurso específico, el empleador puede regular en el RIT mecanismos como reposición, apelación, consulta u otros medios internos de revisión.
6. Actualización del Reglamento Interno de Trabajo
La Ley 2466 de 2025 estableció la obligación de actualizar el Reglamento Interno de Trabajo conforme a las nuevas reglas. La fecha límite era el 25 de junio de 2026. Los empleadores deben incorporar el procedimiento disciplinario, términos, garantías, medios de impugnación y reglas aplicables a las sanciones.
7. Acompañamiento Sindical y Ajustes Razonables
Cuando el trabajador investigado esté afiliado a una organización sindical, podrá contar con el acompañamiento de delegados sindicales durante la investigación. Cuando el proceso involucre a trabajadores con discapacidad, el empleador deberá adoptar ajustes razonables para garantizar su participación efectiva.
8. Uso de Medios Tecnológicos
Los procedimientos disciplinarios podrán adelantarse por medios tecnológicos, siempre que se garantice la comunicación efectiva, la posibilidad de participación del trabajador y el acceso a las pruebas.
9. Terminación del Contrato con Justa Causa
El Ministerio del Trabajo aclara que, como regla general, el despido con justa causa no constituye una sanción disciplinaria y no siempre exige agotar un procedimiento disciplinario formal. Sin embargo, sí deberá adelantarse el procedimiento completo cuando el despido esté previsto como sanción disciplinaria en el RIT o cuando la falta esté calificada como grave o gravísima.
Recomendaciones para empleadores
- Actualizar el Reglamento Interno de Trabajo si aún no lo ha hecho.
- Garantizar el término mínimo de cinco (5) días hábiles para la defensa del trabajador.
- Revisar si los memorandos están previstos como sanciones en el RIT.
- Regular expresamente los medios de impugnación disponibles.
- Verificar si el despido está previsto como sanción antes de terminar el contrato.
- Documentar adecuadamente pruebas, comunicaciones y decisiones.
- Capacitar a las áreas de talento humano sobre estos lineamientos.
- Conservar soportes documentales claros para inspección del Ministerio del Trabajo.
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